Hogyan hozz létre Google űrlapot, és hogyan összesítsd a válaszokat?

Egy Google űrlap nagyon sok mindenre alkalmas lehet.

Létrehozhatunk vele kérdőívet, tudásanyag felmérő tesztet, jelentkezési lapot, visszajelzést stb.

Hogyan hozzunk létre új űrlapot?

• Ha van Google fiókod, akkor lépj be a Google Drive-ba (3x3 pöttyre kattintva, pl a Gmail levelezési oldalon, vagy a Google Chrome kereső oldalán, és  válaszd ki a Dive-ot)
• A Drive felirat alatt bal oldalon felül van egy nagy, színes plusz jel,  és mellette a "New" felirat. Erre a gombra kattintva felugrik egy lista.
• Itt a legalsó, "More" feliratra ráállva ismét megjelenik egy másik ablak
• Ebben a legfelső, Google Forms feliratra kattintva létrehozza az új űrlapot.

Az űrlap elnevezése

• A bal felső sarokban található Névtelen űrlap vagy Untitled form feliratra kattintva el tudom nevezni az űrlapot. Ezen a néven fogja elmenteni.
• Ha itt nevet adok neki, akkor az űrlap felső sorában rögtön erre a névre kereszteli az űrlapot. Ez a név fog megjelenni az űrlap tetején címként.
• Ha az űrlap felső sorában levő névnek mást szeretnék, akkor rákattintok erre a névre, amit ekkor kékkel kijelöl. Ekkor át tudom nevezni.

Hová mentsem?

• Az űrlap elnevezése után a bal felső sarokban, a mentési név mellett megjelenik egy kis mappa ikon. 
• Ha erre kattintok, akkor a felugró ablakban megmutatja, alapból melyik Google Drive mappába mentette az űrlapot. 
• Ha még nincsen mappánk, akkor egy alap mappába menti. 
• Ha már vannak mappáink, akkor itt tudunk választani, hová mentse, vagy létrehozhatunk új mappát is, és oda tehetjük be.

Válaszok megjelenítése

• Az űrlap címe felett megjelenik két, kattintható név: kérdések (questions) és válaszok (responses)
• A "kérdések" oldal jelenik meg alapból. Ezen az oldalon tudjuk szerkeszteni az űrlapot.
• Ha a "válaszok" címre kattintunk, akkor most egyelőre azt látjuk, hogy "0 válasz". Ha majd valaki kitölti az űrlapot, akkor itt fogjuk látni a válaszokat.
• Ha már érkeztek be válaszok, akkor a Válaszok oldalon a kérdések és válaszok gomb alatt megjelenik egy szám, amely azt jelzi, hányan töltötték ki az űrlapot.
• A szám alatt pedig két gomb van: "Összegzés" és "Egyéni" felirattal.
• Az összegzés jelenik meg alapból. Itt minden választ úgy látunk, hogy egy válaszhoz látjuk listázva minden kitöltő válaszát, név nélkül. Tehát itt a válaszokat látjuk összesítve.
• Ha az "Egyéni" gombra kattintunk, akkor viszont kiválaszthatjuk, kinek a válaszait szeretnénk látni. Ekkor megjelenik a felső sorban egy kis lefelé mutató nyilacska, amelyre kattintva görgethető ablakban megjelennek a válaszolók email címei. Az email címet kiválasztva csak annak az egy kitöltőnek a válaszait látjuk, minden kérdésre.

Összesítés excel táblázatban

• A válaszok oldalon a jobb felső sarokban találunk egy kis, zöld excel ikont.
• Ha erre rákattintunk, akkor egy felugró ablakban két lehetőséget ajánl fel:
• Új excel táblázat létrehozása - ebben az esetben itt rögtön el is tudom nevezni az új excel táblázatot
• Már létező excel dokumentum kiválasztása - ekkor ebben a táblázatban fog létrehozni egy új munkalapot.
• Az excel táblázatban összesíteni fogja a válaszokat, ahol könnyen áttekinthető módon meg tudjuk nézni.
• És ami a legjobb, hogy ez a táblázat automatikusan frissül.

Beállítások

• A válaszok oldalon az excel ikon mellett találunk 3 függőleges pöttyöt. Ha erre kattintunk, beállíthatjuk, hogy kapjunk email értesítőt az új válasz érkezésekor.
• A 3 pötty alatt a "válasz fogadása", azaz "accepting responses" billenő kapcsolót bekapcsolva beállíthatjuk, hogy fogadunk válaszokat (ez van beállítva alapból). Ha ezt kikapcsoljuk, akkor nem lehet kitölteni az űrlapot.
• Ha a felső színes sáv és egyúttal a képernyő jobb felső sarkában levő másik  3 függőleges pöttyre kattintunk, akkor készíthetünk másolatot az űrlapról, hozzáadhatunk szerkesztőket személyeket, és ami nagyon fontos, ITT TUDUNK VISSZALÉPNI EGY ELŐZŐ VERZIÓHOZ, azaz itt tudunk UNDO-t csinálni, illetve kukába küldeni az űrlapot.

Fogaskerék ikon

email címek gyűjtése

A színes sáv jobb felső sarkában van egy fogaskerék ikon.

Ha rákattintunk, akkor felugrik egy ablak.

Ebben az ablakban tudjuk beállítani, hogy automatikusan gyűjtse az email címeket, hogy a kitöltők kapják-e meg válasz emailben a saját válaszaikat, hogy beküldés után tudják-e utólag is szerkeszteni a válaszaikat, hogy láthassanak-e összegzést a beküldött válaszokról.

Üzleti Google fiók

És van egy nagyon érdekes funkció is. Hogyha üzleti Google fiókból készíted az űrlapot, akkor alapból korlátozza a hozzáférést, és kizárólag ezzel az üzleti email címmel lehet hozzáférni az űrlaphoz. 

Azaz, ha van egy "hahó kukac hűdejó pont hu" email címed, mint vállalkozási email cím, és ennek a Google Drive-járól indítod az űrlap készítést, akkor alapból csak a "hűdejó" email címekkel rendelkezők számára lesz elérhető az űrlap.

Ahhoz, hogy "külsősök" is hozzáférhessenek, ahhoz ki kell venned a pipát a "Restrict to users in Hűdejó and trusted domains" kockából. és akkor már mások is láthatják az űrlapot.

Az űrlap szerkesztése

• A kérdések oldalon tudjuk szerkeszteni az űrlapot.

Új kérdés szerkesztése

• A "névtelen kérdés", "untitled question" szövegre kattintva tudunk új kérdést beírni.
• A kérdés szövege melletti szürke mezőre kattintva kiválaszthatjuk, milyen típusú választ lehessen adni a kérdésre: pl az általunk megadott felsorolásból csak egyet lehessen kiválasztani, vagy többet, szöveges választ kell megadni, lenyíló menüből lehessen választani stb.
• A kérdés mező jobb alsó sarkában levő "Required" mező bekattintásával kötelezővé tesszük a kérdés megválaszolását.
• A kuka ikon melletti "duplicated" gombra kattintva megkettőzhetjük a kérdést. Ez akkor jó, ha kétszer akarjuk megkérdezni ugyanazt, vagy kicsi különbséggel ugyanazt a kérdést.
• Az adott kérdés mező jobb alsó sarkában levő 3 függőleges pöttyre kattintva adhatunk leírást a kérdésünkhöz, vagy megadhatjuk azt, hogy a kérdésre adott válasz alapján ugorjon tovább az általunk megadott következő kérdéshez, illetve véletlenszerű sorrendben adja a következő kérdést.
• Az adott kérdés mező felső szélén középen levő fekvő 6 pöttyre állva kettős nyíllá válik a kurzorunk. Ekkor megragadva áthúzhatjuk máshová az adott kérdést, így át tudjuk rendezni tetszőleges sorrendbe később is.

Jobb oldali szerkesztő sáv

• Az űrlap jobb oldalán található szerkesztősáv felső, plusz ikonjára kattintva tudunk új kérdést hozzáadni az űrlaphoz.
• Az alatta levő Tt feliratra kattintva leírást adhatunk az egész űrlapunkhoz, amit húzással bárhová áthelyezhetünk.
• Az alatta levő fénykép és videó ikonra kattintva fényképet ill videót adhatunk az adott kérdéshez. Ezt nagy képként teszi be a cím alá.
• Az alatta levő kettéválasztott kép ikonnal újabb szekciót tudunk létrehozni - ami azt jelenti, hogy lapozhatóvá válik a kérdéssor. Az adott oldalon megválaszolt kérdések után tovább kell majd lapozni a következő kérdések megjelenéséhez.
• Ha szekciókra osztottuk a kérdőívet, akkor a szekció utolsó kérdése után megjelenik egy lefelé nyilacska, amit lenyitva kiválaszthatjuk, mit csináljon az első szekció kérdéseinek megválaszolása után.

Dizájn

• A kérdőívünk felső, színes sávjában van egy festőpaletta a jobb felső sarokban.
• Ha erre kattintunk, akkor a jobb oldalon felugró oldalsávban beállíthatjuk  a felső színes kép színét, vagy egy képet, illetve az alatta levő háttér színét.

Előnézet

Szintén a felső, színes sávban található a szem ikon. Ha erre kattintunk, akkor új oldalon megnyit egy előnézeti képet, amelyen megnézhetjük, mit fognak látni az űrlap kitöltői.

Szüksége van-e Google fiókra az űrlap kitöltőjének?

Nincsen szüksége.

Ha bejelentkezést kér, akkor a szerkesztési linket adtunk meg az illetőnek, és nem a kész űrlap linkjét - lásd következő pont alatt.

Hogyan tudjuk megosztani a kész űrlapot?

Amíg csak szerkesztjük az űrlapot, addig senki nem látja. Mások csak akkor tudnak hozzáférni, hogyha valahol megosztom, vagy valakinek elküldöm az űrlap linkjét.

Az alábbiakban azt mutatom meg, ezt hogyan tudjuk megtenni.

Link létrehozása

Ha készen van az űrlapunk, akkor a jobb felső sarokban levő szem ikonra kattintva új oldalon megjelenik a kész, kitölthető űrlap.

Ha valakinek linket akarok küldeni, akkor az előnézeti oldal linkjét kell elküldenem.

Illetve ezt a linket tudom kitenni oda, ahol meg szeretném jeleníteni az űrlapot.

Küldés emailben

De még ennél is egyszerűbb, ha a jobb felső sarokban levő nagy "Send" gomba kattintva kitöltöm a felugró ablakban az illető email  címét, akinek el akarom küldeni.

Itt beállíthatom azt is, hogy mi legyen a levél tárgya, írhatok egy szöveget is, ami a levélben megjelenik majd, és ha bekattintom a négyszöget, akkor magát az űrlapot is bele teszi az emailbe, illetve itt is adhatok hozzá együttműködőket.

Rövid link létrehozása

Alapból ez az ablak a levél ikon ablakát nyitja meg, de felül át lehet kattintani a link és a kacsacsőr ikonra is.

Ha a link ikonra kattintok, akkor a felugró ablakban megjelenik az űrlap linkje, és itt tudom beállítani azt is, hogy RÖVID LINKET hozzon létre.

Beágyazás

Ha a kacsacsőr ikonra kattintok, akkor pedig egy beágyazási kódot hoz létre, amit betehetek pl az oldalam HTML kódjába, és beállíthatom a megjelenítés szélességét és magasságát is. Így meg tudom jeleníteni az űrlapot az oldalamon. 

Facebook, Twitter

Ugyanitt rákattinthatok a Fb ill. a Twitter ikonra is, így közvetlenül meg tudom osztani az űrlapot ezeken a felületeken.

Forrás:

Iroda tündér Google űrlapok